Privacybeleid Siply

Voor siply.be | Cloudsource BV

Versie: 1.0 Laatst bijgewerkt: 10 maart 2025

1. Wie wij zijn

Cloudsource BV ("wij", "ons", "Siply") is een Belgische vennootschap die telecom- en PBX-beheerservices aanbiedt via ons Siply-platform.

Contactgegevens

Bedrijfsnaam: Cloudsource BV
Telefoon: +32 2 313 60 35
Locatie: België

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via [email protected].

2. Welke gegevens wij verzamelen

📋 Accountgegevens

  • Bedrijfsnaam en contactpersoon
  • E-mailadres en telefoonnummer
  • Factuuradres
  • Gebruikersnaam en wachtwoord

📞 Telecom- en Communicatiegegevens

  • Gespreksdetails (CDR's): wie, wanneer, hoe lang
  • Voicemails: audio-opnames van ingesproken berichten
  • Apparaatconfiguraties: SIP-instellingen, MAC-adressen
  • Doorverbindingsregels en IVR-instellingen

📊 Gebruiksgegevens

  • Dashboard-activiteit: welke functies gebruikt, wanneer ingelogd
  • Systeemprestaties: oproepkwaliteit, verbindingsstatistieken
  • Ondersteuningscontact: tickets, e-mails, telefoongesprekken

🔧 Technische Gegevens

  • IP-adressen en apparaatinformatie
  • Browser- en sessiegegevens
  • Cookies en vergelijkbare technologieën

3. Waarom wij deze gegevens gebruiken

✅ Voor het leveren van onze diensten

Rechtsgrondslag: Uitvoering van de overeenkomst (GDPR Art. 6.1.b)

  • PBX-beheer en telefoonverkeer routering
  • Voicemail-opslag en -aflevering
  • Dashboardfunctionaliteit
  • Facturatie en accountbeheer

📈 Voor serviceverbetering

Rechtsgrondslag: Gerechtvaardigd belang (GDPR Art. 6.1.f)

  • Analyse van systeemprestaties
  • Ontwikkeling van nieuwe functies
  • Kwaliteitsmonitoring

⚖️ Voor wettelijke verplichtingen

Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichting (GDPR Art. 6.1.c)

  • Bewaring van gespreksgegevens conform telecomwetgeving
  • Belastingadministratie
  • Regelgevingscompliance

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Gegevenstype Bewaartermijn Reden
Accountgegevens Actief account + 1 jaar Contractuele verplichtingen
Gespreksdetails (CDR's) 6 maanden Telecomwetgeving
Voicemails 90 dagen of tot verwijdering Gebruikersbehoefte
Gebruikersessies 25 maanden Cookie Directive
Facturatiegegevens 7 jaar Boekhoudwetgeving
Ondersteuningstickets 2 jaar Serviceverbetering

Automatische verwijdering: Gegevens worden automatisch verwijderd na afloop van de bewaartermijn, tenzij wettelijke verplichtingen dit verhinderen.

5. Met wie wij gegevens delen

Subverwerkers en infrastructuurpartners

Onderstaande partners kunnen betrokken zijn bij hosting, beveiliging, telefonie, AI-functionaliteit of integraties. Waar relevant vermelden wij niet alleen een land, maar ook of verwerking regionaal kan worden beperkt of afhankelijk is van de gekozen configuratie.

Partner Dienst Regio / verwerking Opmerking / waarborgen
Supabase Database hosting 🇮🇪 EU (Ierland) GDPR-compliant, SOC 2
Z-ICT Hosting van de telefonieomgeving 🇧🇪 België (Zaventem) Belgische infrastructuurpartner voor de telefonie-omgeving
Cloudflare CDN, beveiliging en edge-diensten Wereldwijd netwerk, met EU-beperking mogelijk afhankelijk van configuratie Data Localization Suite, regionale metadata- en verwerkingsopties, contractuele waarborgen
Colt SIP trunks 🇧🇪 België ondersteund, met brede Europese aanwezigheid SIP trunking dienstverlening met dekking in België en Europese footprint

Let op: de exacte verwerkingsregio kan per feature verschillen en hangt in sommige gevallen af van de geactiveerde enterprise-opties of de gekozen technische configuratie.

🚫 Wij delen NOOIT voor:

  • Commerciële doeleinden buiten onze dienstverlening
  • Marketing door derden
  • Verkoop van klantenlijsten

6. Uw rechten onder de GDPR

🔍 Recht op Inzage

U heeft het recht te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Termijn: 30 dagen

✏️ Recht op Rectificatie

U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

Via: Dashboard of [email protected]

🗑️ Recht op Wissing

U kunt verwijdering van uw gegevens verzoeken.

Uitzonderingen: Wettelijke bewaarplichten

📤 Recht op Dataportabiliteit

U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.

Format: JSON-export via uw dashboard

🛡️ Recht van Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Effect: Onmiddellijke stopzetting

⏸️ Recht op Beperking

U kunt beperking van verwerking verzoeken in bepaalde gevallen.

Via: [email protected]

Voor alle rechten: Neem contact op via [email protected]

Klachtenrecht: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD)

7. Beveiliging van uw gegevens

🔒 Technische Maatregelen

  • Versleuteling: TLS 1.3 (transit) + AES-256 (opslag)
  • Multi-factor authenticatie
  • Firewalls en intrusion detection
  • Geautomatiseerde backups met versleuteling

👥 Organisatorische Maatregelen

  • Privacy training voor personeel
  • Principe van minimale toegang
  • Logging van alle activiteit
  • Incident response procedures

8. Contact & Klachten

📧 Privacy-contact

Reactietijd: 5 werkdagen
Telefoon: +32 2 313 60 35
Ma-Vr 9:00-17:00

⚖️ Klachteninstantie

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00

© 2025 Cloudsource BV. Alle rechten voorbehouden.

Dit privacybeleid is opgesteld in overeenstemming met de GDPR en Belgische privacywetgeving.